Privacy Policy

Effective date: April 7, 2026

This Privacy Policy describes how leBoardingpass ("we", "us", or "our") collects, uses, and shares personal information when you use our WhatsApp-based employee onboarding assistant and web administration dashboard (collectively, the "Service"). leBoardingpass is operated by Seeds SARL.

By using the Service, you agree to the collection and use of information as described in this policy. If you do not agree with this policy, please do not use the Service.

1. Information We Collect

We collect different categories of information depending on how you interact with the Service:

a) Information provided by your employer

When your employer registers you as a new joiner on leBoardingpass, they provide:

• Phone number (used to contact you via WhatsApp)
• First name and last name
• Job role or position
• Employment start date and signature date

b) Messages and conversations

When you interact with the leBoardingpass assistant on WhatsApp, we collect:

• The content of messages you send and receive
• Message timestamps and delivery status
• WhatsApp message identifiers

c) Administration user accounts (employers)

When an employer creates a leBoardingpass administration account, we collect:

• Email address and full name
• Password (stored securely — we never store plain-text passwords)
• Multi-factor authentication secret (if MFA is enabled)
• Last login timestamp

d) Company knowledge base documents

Employers may upload internal documents to build a knowledge base for their onboarding assistant. These documents are processed and indexed for AI-powered search.

e) Automatically collected information

• IP addresses and user-agent strings (recorded in audit logs for security purposes)
• Actions performed in the administration dashboard (audit trail)

2. How We Use Your Information

• Onboarding assistance: We use your name, role and employer's knowledge base to provide personalized answers to your pre-onboarding questions via WhatsApp.
• Scheduled messages: We send workflow-driven messages (via WhatsApp and email) related to your onboarding timeline, such as reminders and welcome messages.
• Account administration: Employer accounts use the dashboard to manage communication with joiners, upload documents and configure the onboarding experience.
• Security and fraud prevention: We use audit logs and IP addresses to detect unauthorized access and protect the Service.
• Service improvement: We may analyze aggregated, anonymized usage patterns to improve the quality of our AI responses and overall Service.

3. Data We Receive from Meta

leBoardingpass integrates with the Meta WhatsApp Business Cloud API to send and receive messages. Through this integration, we receive:

• Inbound WhatsApp messages and the sender's phone number, delivered via Meta's webhook system
• Message delivery status updates

We use this data exclusively to provide the onboarding assistant service. Phone numbers are used solely to match incoming messages to the correct joiner and employer account. We do not use Meta platform data for advertising, data brokering, or any purpose unrelated to the Service.

4. Third-Party Service Providers

We share data with the following third-party providers, strictly to operate the Service:

Provider	Purpose	Data shared
Meta Platforms (WhatsApp Business API)	Message delivery	Phone numbers, message content
Anthropic (Claude API)	AI-generated onboarding responses and semantic search	Message content and knowledge base document chunks

We do not sell your personal information to any third party. We do not share your data with advertisers or data brokers.

5. Data Retention

• Joiner data and messages: Retained for the duration of the onboarding period plus 90 days, after which they are deleted. Employer account administrators may delete joiner data at any time through the dashboard.
• Administration accounts: Retained for as long as the account is active. Users may request account deletion at any time.
• Knowledge base documents: Retained for as long as the employer account is active. Administrators may delete individual documents at any time.
• Audit logs: Retained for up to 12 months for security and compliance purposes.

6. Data Deletion

You have the right to request deletion of your personal data. There are several ways to do this:

• For joiners (employees): Contact your employer's HR team or leBoardingpass administrator, who can delete your profile and all associated messages directly from the dashboard.
• For administration users (employers): You can delete joiners, documents, and other data through the administration dashboard. To delete your own account, contact us at the email address below.
• Direct request: Send an email to elodie@leboardingpass.com with the subject line "Data Deletion Request". Include sufficient information for us to identify your data (e.g., phone number or email address). We will process your request within 30 days.

Facebook Data Deletion: If you used the Service through WhatsApp and wish to have your data deleted, you may submit a request at:
https://leboardingpass.com/data-deletion.html

7. Data Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data, including:

• Passwords are hashed using Argon2id (industry-standard, memory-hard hashing)
• Optional two-factor authentication (TOTP) for administration accounts
• Webhook payloads from Meta are verified using HMAC-SHA256 signatures
• All data is transmitted over HTTPS/TLS
• Multi-tenant architecture ensures complete data isolation between employer accounts

8. Children's Privacy

The Service is not directed at individuals under the age of 16. We do not knowingly collect personal information from children. If you believe we have inadvertently collected data from a child, please contact us at elodie@leboardingpass.com and we will promptly delete it.

9. International Data Transfers

Your data may be processed in countries other than your own, including the United States (where our third-party AI providers operate). We ensure that appropriate safeguards are in place in accordance with applicable data protection laws, including Standard Contractual Clauses where required under GDPR.

10. Your Rights

Depending on your jurisdiction, you may have the right to:

• Access the personal data we hold about you
• Request correction of inaccurate data
• Request deletion of your data (see Section 6)
• Object to or restrict certain processing of your data
• Receive your data in a portable format

To exercise any of these rights, contact us at elodie@leboardingpass.com.

11. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. When we do, we will revise the "Effective date" at the top of this page. We encourage you to review this policy periodically. Continued use of the Service after changes are posted constitutes acceptance of the updated policy.

12. Contact Us

If you have any questions or concerns about this Privacy Policy or our data practices, please contact us:

• Email: elodie@leboardingpass.com
• Website: https://leboardingpass.com

Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 7 avril 2026

La présente politique de confidentialité décrit la façon dont leBoardingpass (« nous ») collecte, utilise et partage les informations personnelles lorsque vous utilisez notre assistant d'intégration WhatsApp et notre tableau de bord d'administration en ligne (collectivement, le « Service »). leBoardingpass est exploité par Seeds SARL.

En utilisant le Service, vous acceptez la collecte et l'utilisation de vos informations telles que décrites dans la présente politique. Si vous n'acceptez pas cette politique, veuillez ne pas utiliser le Service.

1. Informations que nous collectons

Nous collectons différentes catégories d'informations selon la manière dont vous interagissez avec le Service :

a) Informations fournies par votre employeur

Lorsque votre employeur vous enregistre comme nouveau salarié sur leBoardingpass, il nous communique :

• Votre numéro de téléphone (utilisé pour vous contacter via WhatsApp)
• Votre prénom et nom de famille
• Votre poste ou fonction
• Votre date de prise de poste et la date de signature de votre contrat

b) Messages et conversations

Lorsque vous interagissez avec l'assistant leBoardingpass sur WhatsApp, nous collectons :

• Le contenu des messages que vous envoyez et recevez
• Les horodatages des messages et leur statut de livraison
• Les identifiants de messages WhatsApp

c) Comptes utilisateurs d'administration (employeurs)

Lorsqu'un employeur crée un compte d'administration leBoardingpass, nous collectons :

• Adresse e-mail et nom complet
• Mot de passe (stocké de manière sécurisée — nous ne stockons jamais les mots de passe en clair)
• Secret d'authentification à deux facteurs (si l'authentification MFA est activée)
• Date et heure de dernière connexion

d) Documents de la base de connaissances de l'entreprise

Les employeurs peuvent téléverser des documents internes afin de constituer une base de connaissances pour leur assistant d'intégration. Ces documents sont traités et indexés pour la recherche sémantique par IA.

e) Informations collectées automatiquement

• Adresses IP et informations sur le navigateur (enregistrées dans les journaux d'audit à des fins de sécurité)
• Actions effectuées dans le tableau de bord d'administration (piste d'audit)

2. Comment nous utilisons vos informations

• Assistance à l'intégration : Nous utilisons votre nom, votre poste et la base de connaissances de votre employeur pour vous fournir des réponses personnalisées à vos questions de pré-intégration via WhatsApp.
• Messages programmés : Nous envoyons des messages automatisés (via WhatsApp et e-mail) liés à votre calendrier d'intégration, tels que des rappels et des messages de bienvenue.
• Administration des comptes : Les comptes employeurs utilisent le tableau de bord pour gérer les communications avec les nouveaux salariés, téléverser des documents et configurer l'expérience d'intégration.
• Sécurité et prévention de la fraude : Nous utilisons les journaux d'audit et les adresses IP pour détecter les accès non autorisés et protéger le Service.
• Amélioration du Service : Nous pouvons analyser des tendances d'utilisation agrégées et anonymisées afin d'améliorer la qualité de nos réponses IA et du Service en général.

3. Données reçues de Meta

leBoardingpass s'intègre à l'API WhatsApp Business Cloud de Meta pour envoyer et recevoir des messages. Dans ce cadre, nous recevons :

• Les messages WhatsApp entrants et le numéro de téléphone de l'expéditeur, transmis via le système de webhook de Meta
• Les mises à jour du statut de livraison des messages

Nous utilisons ces données exclusivement pour fournir le service d'assistant d'intégration. Les numéros de téléphone sont utilisés uniquement pour associer les messages entrants au bon salarié et au bon compte employeur. Nous n'utilisons pas les données de la plateforme Meta à des fins publicitaires, de courtage de données, ou à toute autre fin non liée au Service.

4. Prestataires de services tiers

Nous partageons des données avec les prestataires tiers suivants, uniquement pour assurer le fonctionnement du Service :

Prestataire	Finalité	Données partagées
Meta Platforms (API WhatsApp Business)	Acheminement des messages	Numéros de téléphone, contenu des messages
Anthropic (API Claude)	Génération de réponses d'intégration par IA et recherche sémantique	Contenu des messages et extraits de documents de la base de connaissances

Nous ne vendons pas vos informations personnelles à des tiers. Nous ne partageons pas vos données avec des annonceurs ou des courtiers en données.

5. Conservation des données

• Données des salariés et messages : Conservés pendant la durée de la période d'intégration plus 90 jours, puis supprimés. Les administrateurs du compte employeur peuvent supprimer les données d'un salarié à tout moment depuis le tableau de bord.
• Comptes d'administration : Conservés tant que le compte est actif. Les utilisateurs peuvent demander la suppression de leur compte à tout moment.
• Documents de la base de connaissances : Conservés tant que le compte employeur est actif. Les administrateurs peuvent supprimer des documents individuels à tout moment.
• Journaux d'audit : Conservés jusqu'à 12 mois à des fins de sécurité et de conformité.

6. Suppression des données

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles. Plusieurs options s'offrent à vous :

• Pour les salariés : Contactez l'équipe RH de votre employeur ou l'administrateur leBoardingpass, qui peut supprimer votre profil et l'ensemble des messages associés directement depuis le tableau de bord.
• Pour les utilisateurs d'administration (employeurs) : Vous pouvez supprimer les données des salariés, les documents et autres données via le tableau de bord. Pour supprimer votre propre compte, contactez-nous à l'adresse e-mail ci-dessous.
• Demande directe : Envoyez un e-mail à elodie@leboardingpass.com avec l'objet « Demande de suppression de données ». Incluez les informations nécessaires pour identifier vos données (par ex. numéro de téléphone ou adresse e-mail). Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours.

Suppression des données Facebook : Si vous avez utilisé le Service via WhatsApp et souhaitez que vos données soient supprimées, vous pouvez soumettre une demande à :
https://leboardingpass.com/data-deletion.html

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, notamment :

• Les mots de passe sont hachés avec Argon2id (algorithme standard du secteur, à mémoire intensive)
• Authentification à deux facteurs optionnelle (TOTP) pour les comptes d'administration
• Les données de webhook reçues de Meta sont vérifiées via des signatures HMAC-SHA256
• Toutes les données sont transmises via HTTPS/TLS
• L'architecture multi-locataires assure une isolation complète des données entre les comptes employeurs

8. Vie privée des mineurs

Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de mineurs. Si vous pensez que nous avons collecté par inadvertance des données d'un mineur, contactez-nous à l'adresse elodie@leboardingpass.com et nous les supprimerons sans délai.

9. Transferts internationaux de données

Vos données peuvent être traitées dans des pays autres que le vôtre, y compris aux États-Unis (où nos prestataires d'IA tiers opèrent). Nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place conformément aux lois applicables en matière de protection des données, notamment les clauses contractuelles types (CCT) lorsque requis par le RGPD.

10. Vos droits

Selon votre juridiction, vous pouvez disposer des droits suivants :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Demander la rectification de données inexactes
• Demander la suppression de vos données (voir section 6)
• Vous opposer à ou restreindre certains traitements de vos données
• Recevoir vos données dans un format portable

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à elodie@leboardingpass.com.

11. Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique de confidentialité régulièrement. Le cas échéant, nous réviserons la « date d'entrée en vigueur » en haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique. La poursuite de l'utilisation du Service après la publication de modifications vaut acceptation de la politique mise à jour.

12. Nous contacter

Pour toute question ou préoccupation concernant la présente politique ou nos pratiques en matière de données, contactez-nous :

• E-mail : elodie@leboardingpass.com
• Site web : https://leboardingpass.com